Jutro sprawdzian z chemii, a ty od rana masz gorączkę. Trzeba dać znać wychowawczyni, więc kciuki same wystukują coś w stylu: „dzien dobry nie bede jutro bo mam goraczke pozdr”. W rozmowie ze znajomymi taka wiadomość byłaby w porządku i nikt by się nie zdziwił. W mailu do nauczyciela wypada gorzej i wcale nie chodzi o to, że dorośli lubią się czepiać. E-mail to po prostu inny gatunek niż czat, z własnymi zwyczajami. Ich znajomość przyda się w szkole, przy pierwszej pracy wakacyjnej i później na studiach.
Adres i temat mówią o tobie, zanim ktoś otworzy wiadomość
Angielskie określenie email etiquette brzmi poważnie, ale zaczyna się od czegoś bardzo przyziemnego, czyli od adresu, z którego piszesz. Konto „xX_ninja_Xx2010” założone do gier jest w porządku, dopóki nie wyślesz z niego usprawiedliwienia albo zgłoszenia na wolontariat. Wtedy lepiej sprawdzi się adres z imieniem i nazwiskiem.
Czy warto mieć dwa adresy?
- Plusy: sprawy szkolne i wakacyjna praca nie mieszają się z powiadomieniami z gier, a adres wygląda poważnie także za kilka lat.
- Minusy: dochodzi kolejne hasło do zapamiętania i jeszcze jedna skrzynka, do której trzeba zaglądać.
Druga sprawa to temat wiadomości. „Nieobecność 14.11, klasa 2B, Jan Kowalski” od razu mówi, o co chodzi. Pusty temat albo samo „hej” sprawia, że mail łatwo przeoczyć wśród innych wiadomości. Pamiętaj też o porze wysyłki. Nauczyciel nie musi odpisywać o północy, więc pilne sprawy zgłaszaj z wyprzedzeniem, najlepiej od razu, gdy się o nich dowiesz.
Skróty, które rozumie cała klasa, nauczyciel może czytać inaczej
Na liście popularnych emotikonów i skrótów znajdziesz mnóstwo form, które świetnie sprawdzają się w rozmowie ze znajomymi. W mailu do szkoły lepiej z nich zrezygnować. Nie dlatego, że są złe, tylko dlatego, że adresat może ich nie znać albo odebrać je jako brak szacunku.
Oto zamiany, które od razu poprawiają odbiór:
- „pozdr” zamień na „Z pozdrowieniami” albo „Z wyrazami szacunku”.
- „nwm” czy „imo” rozpisz na pełne zdania, nawet jeśli wydłuży to wiadomość o kilka słów.
- Polskie znaki to nie przesada. „Prosze o info” wygląda na pisane w biegu, a „Proszę o informację” na przemyślane.
Grzeczność w mailu nie musi oznaczać sztywności
Wiele osób boi się, że uprzejmy mail zabrzmi jak urzędowe pismo z ubiegłego wieku. Niepotrzebnie. Wystarczy prosty schemat:
- Powitanie: „Dzień dobry” albo „Szanowna Pani”. To pierwsze brzmi naturalnie i sprawdza się prawie zawsze, to drugie jest bardziej formalne i dobrze pasuje do pierwszej wiadomości do kogoś, kogo słabo znasz.
- Sprawa: dwa, trzy zdania o tym, co się stało i o co prosisz.
- Podpis: imię, nazwisko i klasa, nawet jeśli wydaje ci się to oczywiste.
Wiadomość z początku tego tekstu mogłaby więc wyglądać tak: „Dzień dobry, jutro nie będzie mnie na sprawdzianie z chemii, ponieważ od rana mam gorączkę. Czy mogę napisać go w innym terminie? Z wyrazami szacunku, Jan Kowalski, 2B”. Trzy zdania, a odbiór zupełnie inny.
Uważaj też na wielkie litery. Poradnik o netykiecie przygotowany na portalu gov.pl przypomina, że pisanie samymi wielkimi literami odbierane jest w sieci jak krzyk. W mailu działa to tak samo. „PROSZĘ O ODPOWIEDŹ” brzmi jak pretensja, nawet jeśli wcale nie było takiej intencji.
Jeden dobry mail to gotowy wzór na kolejne
O nawyki najłatwiej zadbać wtedy, gdy nic się nie pali. Napisz w spokoju jedną wzorcową wiadomość, na przykład z prośbą o usprawiedliwienie nieobecności, z tematem, powitaniem, dwoma zdaniami treści i podpisem. Zapisz ją w wersjach roboczych. Kiedy następnym razem trzeba będzie szybko napisać do szkoły, wystarczy podmienić datę i powód, a wiadomość i tak będzie wyglądać porządnie. Ten sam szablon, lekko przerobiony, przyda się przy pierwszym zgłoszeniu do pracy wakacyjnej.
